Digo esto mucho y lo diré una vez más: si realmente quieres elevar tu negocio de WordPress, entonces necesita tener los procesos y procedimientos correctos para soportarlo. ¿Uno de esos procesos en los que muchos consultores no piensan?

Como desarrollador de WordPress, usted es contratado por su experiencia en la construcción de sitios web – estrategia, diseño, codificación y pruebas. Todas esas tareas recaen sobre tus hombros. Sin embargo, hay ocasiones en las que no puedes avanzar en un sitio web sin la ayuda de tu cliente. Es decir, cuando lo necesites:

Entra a cosas como WordPress, el panel de control y así sucesivamente.
Directrices e imágenes de marca.
Contenido de la página web.

Cuando hablamos de contenido faltante, nos referimos a este tipo de elementos que sólo pueden venir del cliente. Sin lo cual, eventualmente llegarás a un punto en el que tendrás que detener el trabajo y esperar a que las piezas faltantes salgan a la luz.

Ahora, lo último que quiere hacer es añadir «Babysitter» a la lista de títulos de trabajo que tiene. Lamentablemente, eso es lo que muchos consultores creen que tienen que hacer si alguna vez van a realizar proyectos a tiempo, según las especificaciones y por debajo del presupuesto.

Pero, ¿debería tener que rogar a los clientes por el contenido? No, absolutamente no.

La clave para evitar este tipo de problemas y dolores de cabeza es obtener todo lo esencial de su cliente antes de comenzar cualquier trabajo. ¿Quiere saber cómo hacer esto sin tener que posponer las fechas de lanzamiento del proyecto durante semanas o incluso meses a la vez?

Esta guía le enseñará cómo recopilar de manera eficiente y exitosa el contenido de los clientes en el futuro.

Por qué necesita dejar de cuidar a sus clientes

Como cualquiera que haya tenido un proyecto en espera le dirá, la falta de contenido puede causar serios problemas para su negocio.

Dentro de un solo proyecto, el contenido tardío o que falta puede dar lugar a una serie de problemas.

Por ejemplo, digamos que su cliente finalmente entrega el contenido después de que los diseños y la funcionalidad ya han sido incluidos. Sin embargo, usted descubre que el contenido no se alinea con lo que había discutido con el cliente originalmente. Como resultado, tendrá que hacer frente a trabajos imprevistos (y no presupuestados) para reconfigurar el diseño en consecuencia.

También está el hecho de que la falta de contenido (en cualquier etapa de un proyecto) puede causar problemas para otros sitios web en los que estás trabajando. A medida que te estresas por el material tardío de un cliente y pierdes el tiempo enviando correos electrónicos y llamándolos para que lo rastreen, el resto de tu trabajo se resiente porque no estás concentrado y tu disponibilidad se va por la borda.

Pero es por eso que tiene procesos en marcha para su negocio, ¿verdad? Están ahí para dar cuenta de los obstáculos comunes que tratan de interponerse en su camino. No importa lo mucho que sus clientes (sin querer) traten de obstaculizar el progreso, usted ya se ha anticipado a sus movimientos y ha encontrado una manera de evitarlos.

Cuando se trata de recopilar contenido, su proceso debe dictar dos posibles cursos de acción:

Recopilar todo el contenido del cliente antes de que comience el proyecto.
Ofrecer un servicio de creación de contenido en el que usted escriba todo el contenido en su nombre.

Cualquier otra cosa propuesta por su cliente debe ser rechazada.

¿Por qué digo esto?

Siendo realistas, podría empezar a bosquejar diseños y construir un sitio web en un servidor de puesta en escena. El contenido ficticio podría fácilmente llenar esos vacíos hasta que el contenido esté listo. ¿Por qué retrasar todo sólo porque su cliente se ha vuelto insensible o sigue inventando excusas por el contenido retrasado?

Pero esto es lo que pasa:

Digamos que está siendo generoso y pídale a su cliente que le proporcione todos los inicios de sesión a WordPress y al panel de control en el plazo de una semana. Es muy probable que se entere por ellos en el Día 8 preguntándose dónde o cómo obtener esas credenciales. O no recuerdan su contraseña o no saben a qué te refieres con «dominio». (Ugh.) Es probable que ocurra lo mismo con el contenido. «(«Oh, estamos terminando el último par de páginas.» Claro….)

Aquí es cuando te conviertes en la niñera.

Usted deja todo el trabajo y trata de guiarlos a través del proceso de localización de sus credenciales o de finalización de sus páginas. Piensas que esta será la forma más rápida de obtener el acceso y el contenido que necesitas, pero la conversación termina convirtiéndose en algo como esto:

Tú: ¿A quién le compraste alojamiento?

Cliente: No sé qué es eso.

Tú: Ya sabes, la compañía que aloja tu sitio web. GoDaddy. Bluehost. Volante de inercia.

Cliente: Pensé que habías dicho que estábamos construyendo el sitio web en WordPress?

Así que..

Usted necesita estar preparado para las preguntas y el arrastre de los pies y todas las excusas que vienen con poner la responsabilidad en sus clientes para ser responsable del éxito de su sitio web. Para ello, tendrás que empezar a recopilar contenido antes de pulsar el botón «Iniciar» de un proyecto.

He aquí cómo adaptar su proceso en consecuencia:

Una guía para recopilar con éxito el contenido de los clientes

Ahora que ya hemos discutido lo suficiente sobre las dificultades de confiar el contenido a los clientes, hablemos de lo que usted puede hacer para manejarlo de manera más efectiva. Encontrará que al ajustar varios de sus procesos, puede evitar estos dolores de cabeza inducidos por el contenido con los clientes en el futuro.

Paso 1

Revise su tono

Usted puede sentar las bases con los clientes incluso antes de que firmen el contrato y acepten convertirse en su cliente. Cuanto antes pueda prepararlos para que entiendan su proceso y cómo funciona, más suave será su proyecto. Esto también le ayudará a eliminar los tipos de clientes que no encajan bien con su modelo de negocio, para que pueda concentrarse en servir a aquellos que aprecian el verdadero valor de sus servicios.

Al abordar los próximos lanzamientos y propuestas con clientes potenciales, le aconsejo que establezca las expectativas adecuadas de inmediato.

Si espera que los clientes le proporcionen todo el contenido, deje claro que esta parte de su proceso no es negociable. Usted puede ser que consiga un poco de dobladillo y garabato y escuche un empujón como,»Bueno, no lo hemos hecho todavía, pero podemos hacérselo llegar muy pronto».

Esto es exactamente lo que quieres evitar. Explíqueles las razones por las que necesita el contenido antes de comenzar el trabajo. En otras palabras:

El cliente sólo tiene que involucrarse en el proyecto cuando sea necesario.
Traducción: El cliente no tendrá que lidiar con correos electrónicos»molestos» y llamadas sobre contenido tardío. En cambio, ellos pueden concentrarse en manejar su negocio mientras nosotros nos encargamos de todo lo demás.

El sitio web está diseñado correctamente y adaptado específicamente al contenido desde el primer momento.
Traducción: Menos retrabajos = menores costes para el cliente.

El sitio web puede ser completado en el plazo prometido.
Traducción: Cuando el cliente es responsable del proyecto, también podemos alcanzar todos nuestros hitos.

Si usted encuentra que sus prospectos son reacios a aceptar estos términos -incluso en la etapa de prospecto- usted tiene un par de opciones más disponibles.

La primera es contarles acerca de sus servicios de creación de contenido. Esto, por supuesto, no les exime de responsabilidades como proporcionarle inicios de sesión, logotipos, guías de estilo o cualquier otra cosa que tengan dentro de la empresa que usted necesite. Sin embargo, la pieza de creación de contenido ahora puede ser administrada por usted como un servicio actualizado.

La segunda opción es dejarlos ir. Si el prospecto está haciendo retroceder los procesos que usted ha desarrollado para beneficiar a todos los involucrados, entonces imagine lo que sería trabajar con ellos como un cliente de pleno derecho. Sólo di «no», en este caso.

Paso 2

Actualice su contrato

Digamos que está listo para firmar con un cliente que está bien informado de sus intenciones de recopilar contenido antes del inicio del proyecto. ¿Es suficiente su acuerdo verbal durante las discusiones iniciales? No, por supuesto que no.

La siguiente parte de su proceso que entonces necesita dar cuenta de esto es su contrato de freelance.

Este es el lugar perfecto para añadir verborrea en torno al requisito de la colección de contenidos. O, si usted está prestando ese servicio a los clientes, para definir los términos exactos de su contribución.

Para tener en cuenta todas las preguntas que puedan surgir en relación con la recopilación o creación de contenido, esto es lo que debe definir en el contrato:

Plataformas para las que se requieren inicios de sesión.
Directrices y materiales de marca (por ejemplo, logotipos) que el cliente ya tiene.
Formatos de archivo en los que necesita que se envíen todos los archivos.
Páginas específicas para las que se necesita contenido.
El estado en que debe entregarse el contenido (por ejemplo, primer borrador, borrador final, etc.)
El número de revisiones permitidas al contenido (si las hubiera).
Fecha(s) de vencimiento para todo el contenido, información, archivos e inicios de sesión.
Describa la penalización para el cliente que no cumpla con los hitos de entrega.
Costos adicionales incurridos como resultado de contenido inesperado recibido después del inicio del proyecto.
Fecha prevista de finalización si todo el contenido se recibe a tiempo y no se realizan alteraciones en el proceso.

Si va a crear contenido para el cliente, algunos de los elementos no tendrán que aparecer en el contrato. O deben ser enmendados para poner la responsabilidad en usted. Haga los ajustes necesarios.

Paso 3

Agilice el proceso de recopilación de contenidos con listas de comprobación

No importa cuántas veces reiteres el hecho de que recoges el contenido antes de que empiece el trabajo, algunos clientes están obligados a pedir un poco de libertad de acción de todos modos.

«Sólo tienes que empezar. Te lo daremos esta semana»

Es posible que haya clientes que realmente cumplan esa promesa. ¿Pero quieres arriesgarte? (¡No!)

Antes de llegar a este punto, prepárese para proporcionar a sus clientes las herramientas que necesitan para entregar todos los materiales necesarios. Para asegurarse de pedir todos los materiales necesarios y luego recibirlos, cree una plantilla de lista de verificación que pueda compartir con cada uno de sus clientes. Esta lista de control incluirá:

Páginas para las que se necesita contenido.
Iniciar sesión en: WordPress, hosting, panel de control, FTP, dominio, correo electrónico, medios sociales, Google Analytics, etc.
Logos.
Guía de Estilo.
Imágenes, fotos y videos.
Archivos originales de diseño web para el sitio web (para trabajos de cambio de marca).

Con el fin de obtener exactamente lo que usted necesita de los clientes, asegúrese de ampliar esta lista de verificación para que contenga directrices y expectativas estrictas sobre lo que ellos ofrecen. Por ejemplo, con el logotipo, debe pedir que se entregue como PNG o SVG y luego informarles qué tamaños de archivo son aceptables. Aquí hay un ejemplo de lo que usted podría pedir:

Logotipo en formato.png o.svg.
Logotipo para fondo claro.
Logotipo para fondo oscuro.
Tamaños aceptables de logotipos: 160 x 160 px (cuadrado) o 250 x 150, 350 x 75 o 400 x 100 px (rectángulo).
Tamaños del logotipo de Favicon: 16 x 16, 32 x 32 o 48 x 48 px.

Para el contenido, tú harías lo mismo. Enumere cada página para la que necesita contenido y explique los requisitos de cada una. He aquí un ejemplo muy simple de cómo podría hacer esto:

Contenido de la página de inicio (~300-400 palabras).
Contenido de la página Acerca de Nosotros con biografías del equipo y fotos de alta resolución (~400-600 palabras).
Servicio #1 de contenido de página (~600-800 palabras).
Contenido de la página del Servicio #2 con ilustraciones del sitio antiguo (~600-800 palabras).
Página de contacto Formulario de contacto notas y campos obligatorios.
Otro contenido (por favor, indique en qué página).

Una vez que haya creado su lista de requisitos de contenido, guarde una copia de la misma en su software de gestión de proyectos. Esta plantilla servirá como la pieza central de sus esfuerzos de recolección de contenido en el futuro.

Cuanto más pueda obtener de su cliente antes de que empiece el trabajo, menos de ida y vuelta tendrá que lidiar con el proyecto a la perfección. Afortunadamente, esta lista de verificación es sólo el comienzo de la simplificación de este intercambio. Existen herramientas que podrás utilizar para recopilar contenido de forma mucho más segura y rápida que si lo hicieras por tu cuenta.

Paso 4

Transfiera las contraseñas de forma segura

No todas las quejas que sus clientes tengan acerca de compartir contenido girarán en torno a que no entienden la solicitud o no tienen el contenido listo. Por ejemplo, el intercambio de contraseñas. Incluso si utiliza una plataforma segura de gestión de proyectos para comunicarse con los clientes, es posible que no se sientan seguros al enviar contraseñas a través del servidor.

En ese caso, preséntele una herramienta segura de administración de contraseñas y deje que se encargue de ello.

LastPass y 1 contraseña son los líderes actuales en este espacio. No sólo son excelentes herramientas para guardar contraseñas súper sólidas para sus propios dispositivos, sino que también son excelentes para transmitir contraseñas de forma segura de una persona a otra.

Tus clientes necesitarán un poco de ayuda en este asunto, así que o bien les proporcionas una captura de pantalla de cómo hacerlo, o bien les grabas un video corto que les guiará a través de los pasos (lo discutiré más adelante):

Inicie sesión en su cuenta. Abra «Mi Bóveda».

Vaya al Centro de recursos compartidos en la barra lateral izquierda.

Introduzca la dirección de correo electrónico del cliente en el campo de la izquierda. A la derecha, escriba y localice el nombre de los sitios web para los que desea compartir credenciales.

Una vez que haya localizado todas las credenciales relevantes, haga clic en el botón Compartir.

Una vez que su cliente haya seguido estos pasos, recibirá un mensaje de correo electrónico con el siguiente aspecto:

Haga clic en él y recupere instantáneamente todos los inicios de sesión que necesita para empezar.

Y eso es todo! Sus clientes no tendrán que preocuparse por alguien que intercepte su correo electrónico y usted no tendrá que lidiar con la transcripción de nombres de usuario y contraseñas a mano cuando se lo digan por teléfono.

Paso 5

Simplifique la colección de archivos

Ya sea que esté recopilando contenido de clientes, de su propio equipo interno de redactores o de recursos de redactores externos, debería haber un repositorio central donde se guardan estos archivos.

Podrías, por supuesto, usar una plataforma como Dropbox para almacenar todo. Pero eso aún no aborda el tema de la rendición de cuentas, sin mencionar el hecho de que nunca se sabe qué es lo que los clientes pueden subir allí. Puede solicitar todas las versiones disponibles de su logo y recibir un documento de Word con cada una de ellas pegada.

Con suerte, su lista de verificación le ayudará a evitar muchos de estos problemas, pero es probable que necesite más ayuda que eso.

Content Snare es una herramienta que nos gusta especialmente. Aquí está la esencia básica de lo que puedes hacer con él:

Haga una lista de todos los artículos que necesita del cliente. Piense en esto como un mapa del sitio informal.
Defina los detalles: ¿Necesitas un mensaje de texto? ¿Necesita imágenes? ¿En qué archivos necesita que se entreguen? ¿Tiene algún requisito de longitud o tamaño?
Guarde y cree plantillas de página o de información que pueda reutilizar.
Incluya ejemplos de imágenes o plantillas para mostrar a los clientes lo que está buscando.
Fije una fecha de vencimiento para cada contenido o archivo.
Cree reglas personalizadas para el seguimiento de Content Snare con los clientes que se retrasan en la entrega de contenido.
Cree una plantilla de correo electrónico de seguimiento que puede enviar a los clientes y dar consistencia a su comunicación.

Su cliente es llevado a una interfaz singular que le pide todos los materiales requeridos. Esto hace que sea fácil para ellos conseguirte todo lo que necesitas a tiempo. Entonces depende de ti iniciar sesión, descargar el material y ponerte a trabajar

Si quieres saber más sobre cómo empezó Content Snare y cómo puedes usarlo para mejorar tu propio proceso de recopilación de contenido, echa un vistazo a este episodio de nuestro podcast con el cofundador James Rose. (También tenemos un próximo webinar con Content Snare, ¡así que asegúrate de estar atento a ello!

Como nos dice James en el podcast:

«¿Quieres obtener mejor contenido de los clientes, más rápido? Edúquelos sobre cómo escribir el contenido y muéstreles cómo podría ser en su sitio web final. La mayoría de los clientes no pueden visualizar los sitios web de la misma manera que tú, y no tienen idea de por dónde empezar con su contenido»

JAMES ROSA

Con Content Snare es fácil darles un visual:

Paso 6

Grabar vídeos explicativos

Incluso si haces que el proceso de recopilación de contenido sea lo más fácil posible con herramientas como LastPass y Content Snare, algunos de tus clientes pueden tener dificultades para entender el funcionamiento de estos sistemas. Una vez más, si desea recopilar de forma eficiente el contenido de cada cliente, debe anticiparse a los obstáculos como estos y venir preparado.

Si bien es posible que no sepa dónde surgirán estos problemas, sin duda puede abordarlos de frente cuando lo hagan y evitarlos eficazmente en el futuro.

La grabación de videos cortos que guían a los clientes a través de tareas simples y luego los guardan para proyectos futuros sería una gran ayuda para su productividad. También reforzará la confianza que los clientes tienen en usted, ya que está preparado para manejar cada una de sus preguntas.

Loom es una gran herramienta para grabar comunicaciones de video cortas para los clientes. Puede utilizarlo para grabar un caso de uso específico para un cliente o puede utilizarlo para crear vídeos explicativos con plantillas que proporcionará a cada cliente en el futuro. Y es muy fácil empezar. Simplemente instale con un clic y su navegador estará equipado instantáneamente con una herramienta de grabación de pantalla.

Sólo recuerde guardar los vídeos que grabe en los elementos relevantes de Content Snare. De esta manera, usted ya ha dado respuestas a las preguntas que sabe que sus clientes están obligados a hacer.

Paso 7

Adminístrelo todo con una herramienta de gestión de proyectos

Su herramienta de gestión de proyectos es la clave para mantener todas estas piezas en movimiento rectas y reunir las versiones finales y la información en un solo lugar. Como Simon demostró en este tutorial de WP Elevation, Asana es una gran herramienta para desarrollar plantillas de proyecto para sus proyectos de WordPress.

Con Asana, puede guardar las plantillas de la lista de comprobación que creó para su proceso de compaginación de contenido. A continuación, duplique la plantilla para todos los proyectos futuros y guárdela en la carpeta del nuevo cliente, junto con todo el contenido que recopile a lo largo del proceso.

Paso 8

Vender planes de atención para la creación de contenido

Aunque sea perfectamente claro acerca de la recopilación de contenido por adelantado, todavía hay un poco de trabajo que tiene que hacer mientras tanto para conseguir que un cliente participe en el proceso. Una vez que lo haya solidificado con las herramientas y plantillas adecuadas, será mucho más fácil.

Dicho esto, si desea aprovechar una nueva oportunidad para aumentar sus ingresos, considere la posibilidad de añadir planes de atención para la creación de contenido a sus servicios. Al hacerlo, usted reducirá la cantidad de responsabilidad que recae sobre los hombros de sus clientes (la cual será bien recibida por ellos) mientras abre una nueva fuente de ingresos para su negocio. Es una situación en la que todos ganan.

Ahora, todo lo que tienes que hacer es decidir si quieres encargarte de la creación del contenido o contratar a alguien para que lo haga.

Un error que a menudo vemos cometer a los propietarios de negocios y freelancers de WordPress es tratar de hacerlo todo ellos mismos. A eso decimos:

«Si no eres redactor de anuncios, no lo hagas por tu cuenta»

Páguele a alguien que escribe para ganarse la vida para que se encargue de esto por usted. Ellos lo harán mucho más rápido y con mejores resultados de lo que tú lo harías.

Una cosa a recordar, si usted va esta ruta, es que usted debe planear recoger el contenido de los freelancers de la misma manera que lo haría el cliente. En resumen:

Crear un contrato que describa los detalles específicos del trabajo de creación de contenido (por ejemplo, páginas, longitud del contenido, estructura, metadatos, etc.)
Fije fechas de vencimiento para cada parte del contenido.
Proporcióneles marcos alámbricos para cada página para que entiendan el contexto en el que están escribiendo.
Invítelos a usar Content Snare para enviar todas las páginas completadas.

Puesto que usted tiene una mano en el desarrollo del contenido, no tendrá que esperar a que todo sea enviado antes de comenzar cualquier trabajo (a menos que usted quiera). Sólo tenga en cuenta que el contenido recibido de una fuente externa tendrá que someterse a pasos adicionales de control de calidad que el contenido de los clientes no lo haría. Su equipo revisará primero el contenido. Luego, una vez aprobado, se enviará al cliente para su aprobación.

Por lo tanto, asegúrese de programar su línea de tiempo de desarrollo de acuerdo a esto.

Recapitulación

En resumen: El contenido del sitio web tiene que venir de alguna parte y a menos que usted tenga una aptitud particular para escribir textos para la web, necesita encontrar a alguien que se los proporcione.

El más probable de los lugares para recopilar contenido es su cliente. Ellos son los que mejor conocen su negocio y es posible que ya tengan una buena parte escrita.

Sin embargo, confiar en un cliente para que le proporcione todo el contenido, los archivos y los inicios de sesión necesarios puede suponer una gran carga para su flujo de trabajo si no planifica todos los posibles bloqueos. Es por eso que usted crea un proceso que gira en torno a la recopilación de contenido en primer lugar. Y, si un cliente no puede comprometerse con eso y prefiere que usted lo maneje, ya tiene una solución alternativa disponible con los planes de cuidado de creación de contenido de WordPress!

Sólo recuerda concentrarte en las grandes metas aquí. Tus clientes quieren que les des un buen sitio web. Usted quiere ayudarles a alcanzar sus objetivos de negocio. Para hacer esto bien y hacerlo a tiempo, necesita construir un proceso a prueba de fallos que asegure que todo sucede de acuerdo al plan.